Impresión profesional: 10 maneras de optimizar las impresoras en tu empresa

La situación actual de las impresoras de oficina

La digitalización ya no es cosa del futuro, sino del presente. En la actualidad, las empresas cada vez dependen más de los dispositivos electrónicos, tanto para trabajar como comunicarse. Escribimos en archivos de Word en vez de cuadernos. Anotamos cifras en Excell en vez de llevar libros de cuentas. Y enviamos mails y mensajes a nuestros compañeros de trabajo en vez de dejar post-its sobre la mesa. Pero, a pesar de todo esto, la impresión profesional sigue siendo clave en las empresas. Y es que solo un 5% de las grandes empresas podrías considerarse totalmente “paper-free”. Esta situación es vista de forma negativa por los empleados, que en un 89% opina que las empresas deberían prescindir totalmente del papel. ¿Pero esto es posible?

Optimización de los procesos de impresión profesional

Cuando se trata de encontrar una solución al excesivo gasto en papel, la palabra que buscamos nos es “eliminación” sino “optimización”. Y es que, aunque muchos sectores de la informática empresarial buscan implementar procesos sin papel, hay algunos sectores que dependen y siempre van a depender de las impresoras profesionales. Empresas del sector salud, legal, financiero o relacionado con la educación, dependen fuertemente del uso del papel. Y no es solo por costumbre sino por las características propias de su actividad. Por eso la digitalización puede ayudar a reducir la cantidad de papel, pero en ningún caso eliminarla. Y es ahí donde entran fabricantes y proveedores de soluciones de impresión comprometidos con la reprografía sostenible.

Las soluciones y servicios que ofrece HP

Actualmente en HP, fabricante norteamericana de equipos informáticos para oficinas, existe una fuerte voluntad por reducir el impacto medioambiental de la impresión. Ese es el motivo por que las nuevas impresoras HP para oficinas son diseñadas con el objetivo de reducir su impacto medioambiental. Asimismo, incluyen soluciones de software que permiten al usuario gestionar, controlar o limitar el uso de las impresoras.

¿Qué pueden hacer las empresas?

En VI3, como una de las principales empresas distribuidoras de HP en Sabadell y el Vallés Occidental, tenemos unos cuantos consejos para ayudarte a optimizar la impresión profesional en tu empresa:

1) Pensar antes de imprimir

Cuando recibimos información, muchas veces damos por hecho que será importante y que tendremos que leerla, por lo que mandamos a imprimir sin revisarla antes. Es importante saber qué es lo que vamos a imprimir antes de hacerlo, de manera que podamos evaluar su importancia antes de decidir transmitirla a papel. En la mayoría de los casos, un rápido vistazo a través de la pantalla de nuestro ordenador HP será más que suficiente.

2) Poner en marcha sistemas de reciclaje.

En empresas y oficinas puede ser sencillo establecer un sistema de reciclaje de papel. Tan sencillo como designar una caja o cubo solo para papel. Todo el papel guardado se podrá tirar posteriormente en el contenedor designado para reciclaje de papel. Otro caso es el reciclaje de los consumibles. En VI3 nos encargamos de la recogida y el reciclaje de todos los consumibles de impresión profesional siguiendo los estándares de reciclaje marcados por HP para todos su Gold Partners.

3) Utilizar tóner para impresora y tinta de alta capacidad.

Los consumibles de oficina originales (cartuchos de tinta, tóner etc.) son un gran ahorro gracias a su alta capacidad, además de ofrecer un coste medio por página impresa inferior, reduciendo de una forma sencilla nuestros gastos de impresión profesional.

4) Aprovechar el modo borrador de las impresoras HP siempre que sea posible

Fomentar el modo borrador en el momento de la impresión, cuando sea posible, reducirá el volumen de encargos necesarios a nuestro mayorista de consumibles informáticos. Esta acción se verá reflejada de forma inmediata en nuestros costes mensuales.

5) Usar de la impresión a doble cara

Otra acción sencilla que nos ayudará a reducir los costes es el uso de la impresión a doble cara. La reducción del consumo de papel será evidente cada mes.

6) Función de bajo consumo de la impresora.

El simple hecho de configurar una impresora para oficinas en modo de bajo consumo reduce notablemente el consumo eléctrico.

7) Fiscalizar el uso del color.

Es importante que controlemos el uso del color en las impresiones, evitando el derroche injustificado ya que el coste de este mal uso puede aumentar los gastos de impresión profesional considerablemente.

8) Establecer políticas de impresión

Cuando se trata de informática empresarial, es muy importante saber cómo trabajamos y como imprimimos, ya que nos da las pautas que deberemos tener en cuenta a la hora de elegir nuestras impresoras y nos permitirá también establecer políticas de impresión que contribuyan a ahorrar dinero.

HP Access Control es una solución de impresión profesional que nos permitirá conocer nuestros hábitos y establecer cuotas que limiten el número de página a imprimir. Esta solución es compatible con las impresoras y multifuncionales HP de las gamas Enterprise y Managed.

Mediante estas cuotas limitaremos la cantidad de documentos que permitiremos que nuestra impresora HP pase a papel. Al mismo tiempo, estaremos transmitiendo a los trabajadores el mensaje de que solo debemos imprimir aquello que sea estrictamente necesario.

9) No mantener tecnología de impresión obsoleta.

El soporte técnico, ya venga de la asistencia técnica HP oficial o de servicios de soporte técnica para impresoras como el de VI3, son muy importantes para prolongar la vida de las impresoras. Pero también debemos ser conscientes cuando nuestros dispositivos de impresión profesional empiezan a mostrar síntomas claros de agotamiento, y debemos actuar en consecuencia.

Si forzamos y seguimos utilizando impresoras obsoletas creyendo que con ello ahorramos dinero en realidad estaremos haciendo todo lo contrario, ya que estaremos renunciando a todas las ventajas que pueden ofrecernos soluciones de última generación como las impresoras PageWide.

10) Apostar por servicios de impresión gestionada.

A pesar del auge del big data, la cantidad de documentos que se imprimen en papel apenas ha variado. Y es que la masiva cantidad de datos que se generan diariamente son guardados mayoritariamente en dispositivos de almacenamiento digital. Y aunque actualmente el porcentaje de documentos que se imprimen es menor proporcionalmente, la cantidad sigue siendo prácticamente la misma.

En VI3 disponemos de sistemas de monitorización de nuestros equipos HP que permiten controlar en todo momento su correcto funcionamiento. Un soporte técnico activo, permitirá ajustar las impresoras a las necesidades de la empresa, asegurándose que el equipo obtenga el rendimiento óptimo.

En VI3 somos expertos en el área de impresión profesional, incluyendo los mantenimientos, renovaciones de equipos, soluciones de software y suministros de consumibles. Con ello liberaremos al departamento IT de una gran carga de trabajo, y tendremos un entorno de impresión siempre optimizado.