Comparar impresoras y rendimientos es fundamental antes de elegir el servicio de impresora compartida

La tecnología ha supuesto un gran impacto en todos los sectores de la economía, los negocios y la sociedad. La era digital y las constantes transformaciones están generando nuevas oportunidades y desafíos para las empresas. Los servicios de computación en la nube, la distribución de la información, la domótica, la aparición de los teléfonos inteligentes y las tabletas son cambios tecnológicos que están transformando la manera de entender los negocios. Los cambios son tantos que pueden llegar a dificultar el que podamos comparar impresoras, ordenadores y otros dispositivos a la hora de tomar la decisión de compra.

Aunque son cambios que suceden a una gran velocidad, algunos negocios aún dependen de procesos que pueden ser considerados obsoletos, como por ejemplo la necesidad de imprimir información en papel. Por eso, son muchas las empresas que se replantean sus modelos de negocio y su relación con la tecnología. La opción de la impresora compartida toma cada vez más fuerza. No obstante, antes de decantarse por esta opción, es fundamental ser consciente de las características de nuestros dispositivos para poder cubrir nuestras necesidades.

Hoy, en el blog de VI3, vamos a analizar el servicio de alquiler de impresoras en Barcelona y todo aquello que conviene saber antes de elegirlo.

¿Realmente nos beneficiaremos del servicio de impresora compartida?

Son muchas las empresas que utilizan la impresión para comunicarse de manera efectiva con los clientes o entre compañeros de trabajo. Hoy en día existe una gran variedad de opciones para la impresión. Se trata de nuevas soluciones para cubrir las necesidades de impresión de grupos de trabajo y departamentos que conforman la empresa. Mientras que las impresoras locales están conectadas directamente a la estación de trabajo de cada trabajador, las impresoras compartidas permiten un entorno de impresión más simplificado y eficiente.

Las impresoras compartidas hacen que una sola maquina cubra las necesidades de grupos de diez, quince o incluso treinta empleados. Son la mejor opción para satisfacer eficazmente las necesidades de varias personas en una sola impresora. Las impresoras compartidas permiten crear un entorno de impresión más eficiente, seguir, simplificado y fácil de gestionar. De esta manera, varias unidades o computadoras pueden acceder a la misma impresora y satisfacer sus necesidades a la vez. Cuando queremos comparar impresoras y su rendimiento, comprobamos como las que están en formato compartido son mucho más eficientes.

Las impresoras compartidas ofrecen mayor flexibilidad y eficiencia a todos los niveles de la oficina. Esto significa que todos los trabajadores de la oficina pueden acceder a las impresoras, independientemente del uso de su dispositivo. Además, permiten operar en múltiples plataformas, ya sea Windows, Mac o Linux, y existen en distintos modelos, como en impresoras láser, térmicas o de inyección de tinta.

Comparar impresoras, necesidades y otros factores a la hora de elegir el formato compartido

Desde HP señalan que, a la hora de apostar por este modelo en nuestra empresa, se deben tener en cuenta algunos factores que permitan tomar la decisión más acertada.

• Necesidades de impresión: comparar impresoras junto a nuestras necesidades reales de impresión se convierte en una tarea imprescindible. Para ello debemos analizar el uso que los trabajadores le dan al dispositivo compartido. Hemos de considerar tanto el volumen como los formatos de impresión.

• Funciones de seguridad y gestión: en los dispositivos compartidos las herramientas de impresión segura y de gestión son muy importantes. Por un lado, la herramienta de seguridad permite establecer sistemas de autenticación que restringen el acceso a determinados datos y documentos. Por otro lado, la herramienta de gestión favorece al departamento de TI para controlar el uso que se hace del dispositivo de impresión compartido y buscar la eficiencia. 

• Conectividad inalámbrica e impresión móvil: estas dos características ayudan a mejorar la productividad y a simplificar la integración de una impresora compartida dentro de un grupo de trabajo o departamento. La conexión Wi-Fi permite una mayor libertad y da la posibilidad de situar la impresora en una zona compartida y de fácil acceso para todos los trabajadores que quieran utilizarla. Al comparar impresoras móviles con las tradicionales, comprobamos que las primeras nos dan la opción de imprimir cómodamente desde cualquier lugar de la empresa a través del smartphone o tablet del empleado.

¿Debería elegir un sistema de impresora compartida para mi empresa?

Al comparar impresoras tradicionales con su versión compartida, las ventajas son evidentes. Las impresoras compartidas se adaptan a las necesidades de la empresa y permiten ahorrar dinero y recursos de muchas maneras. El hecho de no necesitar una impresora para cada trabajador agilizará los procesos a la vez que reducirá los costes de materiales, suministros, de mantenimiento o de consumo energético.

Si está interesado en la opción de la impresora compartida, nosotros podemos asesorarle.